Recrutement CDD : Employé d'administration D6 – Secrétaire de direction

La Commune de La Hulpe recrute un

Employé d'administration D6 – Secrétaire de direction
Service Affaires générales (H/F/X)

Votre fonction

Sous la responsabilité de la Directrice générale f.f., le secrétaire de direction assure le secrétariat et l’agenda du Bourgmestre.

Le secrétaire de direction est chargé de la gestion du service de médiation, de la réalisation des missions découlant de la convention « Smart village » et de la mise en œuvre de la politique culturelle, sportive, commerciale et touristique de la commune.

Il développe une stratégie d'accueil centrée sur le citoyen et le service au public. Il garantit une qualité d'accueil professionnel et inscrit le service accueil en qualité d'interface, de facilitateur entre les citoyens et l'ensemble des services.

VOS MISSIONS :

• Assurer le suivi des documents du service, de la boite mail, des informations, des dossiers ;
• Accompagner le Bourgmestre dans sa fonction notamment par la gestion de son agenda, l'anticipation de ses besoins dans le cadre des réunions qu'il anime ou auxquelles il participe, la gestion de ses rendez-vous, la gestion de la logistique ;
• Centraliser les documents et informations relatifs à la gestion des dossiers, des projets ;
• Classer les données, les informations, les courriers, les dossiers ;
• Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données.
• Encoder les données relatives aux dossiers du service ;
• Accompagner la stratégie de développement du tourisme de la commune, répondre aux objectifs politiques locaux et des partenaires associés pour la construction de tout programme de développement qui lui serait confié ;
• Organiser la gestion et la coordination des activités socioculturelles, touristiques, et sportives sur le territoire de la commune ;
• Réserver ou annuler la réservation de locaux, de matériel ;
• Rédiger des documents dans un français excellent en utilisant l'expression écrite administrative et juridique convenable ;
• Rédiger des rapports, des procès-verbaux des comptes rendus... ;
• Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents demandés ;
• Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes, ou à d'autres services ;
• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes sur le contenu d'un dossier.

Profil recherché

Le candidat doit pouvoir :

• S'adapter à la situation, à l'urgence ou l'importance de la demande.
• Prioriser les informations et les dossiers selon leur état d'urgence et d'importance.
• Disposer d’une expérience utile au sein d’une administration locale représente un atout.
• Se montrer accueillant avec le public.
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
• Se soucier de la qualité du service rendu au public de l'organisation et de l'information communiquée à l'usager.

Diplôme et conditions requis lors de l'engagement

• Être titulaire du diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier).
• Être âgé de minimum 18 ans.
• Être belge ou citoyen de l’UE.
• Jouir des droits civils et politiques.
• Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante.
• Être d’une conduite répondant aux exigences de la fonction (produire un extrait de casier judiciaire daté de moins de 3 mois)
• Maîtriser la suite Office (Word, Excel, Outlook).

Poste à pourvoir

Un seul poste est à pourvoir.

La désignation intervient dans le cadre d’un emploi à durée déterminée de trois mois à temps plein (38h/semaine à raison de 7h36/jour avec prestations nocturnes le mardi jusqu’à 19h)) au sein du Service Affaires générales en qualité d’employé d'administration, échelle barémique D6. A titre indicatif, le salaire mensuel brut de l'échelle D6 avec 6 ans d'ancienneté s'élève à : 3023,63 € et à 2540 € sans aucune expérience.

Les services accomplis dans le secteur public sont valorisables sans restriction de durée.

Les services accomplis dans le secteur privé sont valorisables à concurrence de 10 ans maximum à conditions qu’ils soient en rapport avec la fonction à conférer.

Dépôt des candidatures

Les candidatures accompagnées des documents suivants :

• une lettre de motivation,
• un curriculum vitae,
• un extrait de casier judiciaire (mod A) de moins de 3 mois,
• un copie du diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier).

doivent être adressées au plus tard le 30 juin 2022 le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse suivante:

Ou par mail à l'adresse ZWxpc2FiZXRoLnZhbmhlcnRzZW5AbGFodWxwZS5iZQ==
Avec la référence « RECRUT- 2022 secretaire direction»

Seuls les dossiers complets et correspondant au profil recherché seront pris en considération. Une pré-selection sera établie sur base des documents de candidature.

Tout renseignement complémentaire peut être demandé au service du Personnel de la commune de La Hulpe, rue des Combattants 59 à 1310 La Hulpe Tél. 02.634.30.91 ou par courrier électronique à l'adresse : ZWxpc2FiZXRoLnZhbmhlcnRzZW5AbGFodWxwZS5iZQ==

Protection des données à caractère personnel

La commune de La Hulpe respecte votre vie privée et la protection de vos données personnelles. Les informations recueillies par le Service du Personnel dans le cadre de cette offre d’emploi seront utilisées conformément à la législation en vigueur (RGPD) pour traiter votre candidature ou éventuellement pour vous communiquer par la suite toute autre offre qui pourrait correspondre à votre profil.